人材紹介支援ツール – 求人データベース

求人データベースとは人材紹介会社にとって、自社で新規開拓しなくても求人情報を持つ他社のサービスを利用して、自社の求職者に紹介できるサービスです。

求人先拡大にかかるリソースを他の業務に振ることができるため、非常に効率よく人材紹介業を営むことができるでしょう。

• 求人企業とのアポイントメント
• 商談やヒヤリング
• 契約書の締結
• 求人票の作成

といった業務が簡略化できます。

サービスによっては求人企業とのやり取りを代行してもらえることも。

そうなった場合、請求書の発行業務等も不要になるので、求職者へのアフターフォロー、コミュニケーションに時間を割くことができるようになります。

 

 

求人データベースの仕組み、機能

求人データベースの仕組み

求人データベースは以下のような仕組みで成り立っていることがほとんどです。

• 人材紹介支社が求人サービス利用料を払う
• 求人企業が求人データベース内の人材紹介会社から求職者の紹介を受ける

サービスによっては入社決定時の紹介手数料から何%かを人材紹介会社に請求してマネタイズしているサービスもあります。

 

求人データベースの機能

求人データベースの機能はサービスによっても異なりますが、代表的なものをご紹介しましょう。

1.求人検索

求職者は本人にとってベストな求人情報がデータベースにないか、業種や職種はもちろん、勤務地や年収等で項目を絞り込むことができます。

求職者と面談している中で最適な求人検索を行うこともできますし、掲載している求人はリアルタイムで採用活動を行っている企業になるので、採用活動を行っているかどうか等の確認も不要になります。

 

2.自社で集めた求人と他社の求人情報を別個に一括管理が可能

多くの求人データベースには自社求人を登録・管理できる機能が備わっており、求人を一括管理することができます。

 

3.求職者管理

求人データベースでは自社登録の求職者管理もできるものがほとんど。面接日程の調整や、求職者の選考進捗の状態管理なども可能になっています。

継続的に使用して求人データメース上で求職者情報を一元管理することで、より効率的に人材紹介業を営むことができるでしょう。

 

 

求人データベースの活用方法

では求人データベースはどのように活用するといいでしょうか。よくある代表的な3つの事例をご紹介します。

 

事例１）人材紹介業で起業した直後、または起業する際

人材紹介業を起業する場合、求人企業の新規開拓と求職者の新規開拓両方ともの集客が必要です。

コネクションが多くある場合は不要かもしれませんが、多くの場合新規開拓は難しく、求人データベースを利用するべきです。

既存の豊富な情報を持つデータベースを活用することで売上を上げるまでのリードタイムを短くできるでしょう。

 

事例２）求職者はいるが、紹介する企業が足りない際

既に人材紹介業を営んでいたとしても、紹介する求人が足りない場合は利用することをオススメします。

自社求人だけでなく他社の求人情報も求職者に紹介できるため、求職者の職業選択の幅を広げることができ、これまで紹介できなかった求職者への転職支援ができるようになります。

求人数が増えることで求職者の顧客満足度上昇や、求職者集客率を間接的に上げることも期待できます。

 

 

人材紹介支援ツール – 求職者管理

数ある人材紹介支援ツールの中でも、特に求職者の情報をデータベースで管理することに特化したり、 定着支援や新規開拓を行いやすいものが求職者管理システムです。

 

求職者管理システムでできること

求職者情報の管理

様々な求人媒体からエントリーした求職者の情報を一括で取り込むことができ、求職者の個人情報はもちろん、履歴書や現在のステータスを一括で管理することができます。

登録された求職者の中から年齢、性別などの条件を指定して検索をかけたり、自社の担当者を振り分けたりすることも可能。

複数の求人媒体から同じ求職者がエントリーしていた場合は重複チェック機能などで消すこともできます。

登録された求職者や、企業担当者へのDM一括送信であったり、推薦状を作成する機能などがあることも。案件紹介自体の効率化も見込めるでしょう。

 

求職者との連絡機能

メールテンプレートの作成や、対象者への一括送信、複数の求人への一括打診などの機能もあり、コミュニケーションの時間が課題になっている場合は非常にオススメできます。

特にSMSやLINEで求職者に連絡できるシステムの場合、より求職者の開封率が高いこともあり、連絡業務の効率化に役立てることができるでしょう。

 

選考状況の管理機能

応募から面接・面談までの選考プロセスを、自社で設定したフローに合わせて管理できる機能です。

進捗情報だけでなく、日々の連絡や電話の履歴などを詳細に残すこともできるので、求職者個人のニーズを把握するのにも役立ちます。

 

求職者管理システムのメリット

顧客管理システムを用いることで様々なメリットがあります。

起業したばかりの時期はなるべくコスト下げるためエクセル等で管理してもいいと思うかもしれません。

ですが長期的に見た場合、顧客情報の移行や増大する情報量に対して、ヒューマンエラーや情報漏洩のリスクが生まれます。

 

リスクマネジメントの観点

人材紹介ビジネスにおいて個人情報の漏洩、流出は下手を打つと事業撤退にもつながりかねない重大なリスクとなります。

特に個人のパソコンのローカルフォルダに求職者の履歴書や経歴書を保管することなどは大変危険。

求職者管理システムを導入することで個人情報を一元管理することができ、そういったリスクを回避することができます。

 

タスク漏れの回避も可能

人材紹介業は求職者の登録から、実際に入社するまで数か月から半年かかることもあり、リードタイムが長いビジネスでもあります。

そのためExcelや紙で管理していると重要な面談漏れや、進捗情報の管理ミスなど貴重な売り上げの損失に繋がる可能性も。

管理システムを導入することでタスク漏れを防ぐことができます。

 

 

まとめ

人材紹介支援ツールを用いることで、月々の費用は掛かるものの「リスクマネジメント」「リソースの削減」「定着支援」「採用拡大」等様々なメリットが生まれることが分かるかと思います。

+ONE STEPでは特に「新規採用」「定着支援」にスポットを当てています。

LINEというほぼ求職者が100%近く使用しているツールを用いることで求職者とのコミュニケーションを円滑にし、求職者の就職意欲を応募スコアで確認できることで、就職意欲の高い求職者に効果的にアプローチすることもできるため、御社の売上を最大化するために必要不可欠な拡張ツールといえるでしょう。